Как мы заново изобрели Google календарь и сэкономили время и деньги медицинского центра
от идеи к уникальному продукту
каждый проект — это глубокое погружение
в бизнес нашего заказчика от изучения
продукта до работы с клиентами
Иногда планы клиента выходят за рамки «просто сделать сайт», и мы решаем задачи, неожиданные для нас самих.
В этом году нашим клиентом стала медицинская клиника, которая начала работать за границей и столкнулась со сложной ситуацией: требовалось создать аналог привычной для России системы онлайн-записи, которая в новой стране оказалась недоступна.
Что было до нас?
Пациенты писали клинике в What’s Up, менеджер вносил данные о записи в эксель таблицу. Эксель – инструмент на века, но не для планирования расписания медицинского центра. Такая система мешала работе клиники: врачи не могли самостоятельно назначить приём пациентам, отслеживать график персонала было тяжело, уходило в пустую время, а за ним и деньги.
После очередной путаницы в таблице со словами «Больше так жить нельзя!» руководство клиники обратилось в наше агентство.
Нам предстояло работать в двух направлениях: с одной стороны, создать инструмент планирования для персонала медицинского центра, чтобы уйти из таблицы в экселе в более удобный сервис, с другой – разработать сайт, через который пациенты смогли бы записываться на приём самостоятельно.
Как мы работали?
Чтобы решить проблему с расписанием приёмов, мы решили сделать своеобразный аналог Google календаря. Только в нём пользователи планировали бы не мероприятия и деловые встречи, а приём пациентов.
Наш «календарь» учитывал занятость того или иного врача и наличие свободных кабинетов. Вся эта информация синхронизировалась с персональными данными пациентов.
К тому же новый инструмент учитывал графики работы врачей и перерывы на обед, что после запуска проекта уменьшило количество ошибок (когда менеджер по невнимательности записывал пациента на обеденное время врача) и ускорило процесс записи на приём.
Мы сделали интерфейс календаря понятным и лёгким для использования, чтобы врачи не тратили много времени на запись пациента на повторный приём.
За полтора месяца у нас получился новый инструмент, который сделал работу клиники в разы слаженнее – а в это время уже полым ходом велась разработка сайта.
Перед началом работы над сайтом мы проконсультировались с администрацией и персоналом клиники и узнали, какие функции на медицинском сайте важнее всего. Это информация об услугах, личный кабинет, онлайн-запись с возможностью выбрать врача и удобное время.
Получалось, что пациенты, чтобы попасть на приём, использовали онлайн-запись на сайте, а сотрудники клиники, чтобы назначить приём, — разработанный нами сервис. Конечно, для корректной работы клиники они два инструмента были связаны.
В конце работы над проектом мы провели обучение персонала: врачей, медсестёр и менеджеров. Пациентов при всём желании обучить бы не смогли, поэтому оставили на сайте понятные подсказки, чтобы они могли записаться онлайн без затруднений
Суммарно на проект было потрачено 2 месяца – за это время мы смогли создать удобный сервис для комфортного функционирования клиники и разработать
К чему мы пришли?
— Сокращение времени ожидания записей на 30% — менеджеры клиники, которые продолжают принимать заявки через Whats Up, тратят меньше времени (а точнее, не тратят его вообще) на согласование расписаний врачей: все данные теперь синхронизированы в одном календаре.
— 40% записей оформляется через личный кабинет пациента на сайте – это экономит затраты клиники на оплату менеджеров.
— Повышение уровня удовлетворенности пациентов. В отзывах клиенты медицинского центра не раз упоминали новый удобный сайт.
Какие выводы?
Проект продемонстрировал, как даже незначительная цифровизация может оптимизировать процессы в медицинских учреждениях, повысив их эффективность и уровень клиентского сервиса.
